Microsoft Outlook là ứng dụng quản lý email và thông tin cá nhân phổ biến trong hệ sinh thái Microsoft. Outlook không chỉ hỗ trợ gửi và nhận email mà còn cung cấp các công cụ quản lý lịch, cuộc họp, danh bạ, nhiệm vụ và nhiều tính năng hỗ trợ công việc hàng ngày.
Việc sử dụng đúng các thủ thuật và phím tắt Outlook có thể giúp giảm thời gian xử lý email, tìm kiếm thông tin nhanh hơn và quản lý hộp thư khoa học hơn.
1. Phím tắt Outlook cơ bản
| # | Phím tắt | Chức năng |
|---|---|---|
| 1 | Ctrl + N | Tạo email mới |
| 2 | Ctrl + R | Trả lời email |
| 3 | Ctrl + Shift + R | Trả lời tất cả |
| 4 | Ctrl + F | Chuyển tiếp email |
| 5 | Ctrl + Enter | Gửi email |
| 6 | Ctrl + S | Lưu email đang soạn |
| 7 | Ctrl + P | In nội dung hiện tại |
| 8 | Esc | Đóng cửa sổ hoặc hủy thao tác |
| 9 | Ctrl + Z | Hoàn tác thao tác |
| 10 | Ctrl + A | Chọn toàn bộ nội dung |
2. Phím tắt xử lý email
| # | Phím tắt | Chức năng |
|---|---|---|
| 11 | Ctrl + Shift + M | Tạo email mới |
| 12 | Ctrl + R | Trả lời email |
| 13 | Ctrl + Shift + R | Trả lời tất cả người nhận |
| 14 | Ctrl + F | Chuyển tiếp email |
| 15 | Delete | Xóa email được chọn |
| 16 | Shift + Delete | Xóa vĩnh viễn email được chọn |
| 17 | Ctrl + Shift + V | Di chuyển email đến thư mục khác |
| 18 | Insert | Đánh dấu email đã đọc hoặc chưa đọc trong một số chế độ |
| 19 | Ctrl + Q | Đánh dấu email là đã đọc |
| 20 | Ctrl + U | Đánh dấu email là chưa đọc |
3. Phím tắt tìm kiếm và điều hướng
| # | Phím tắt | Chức năng |
|---|---|---|
| 21 | Ctrl + E | Đặt con trỏ vào hộp tìm kiếm |
| 22 | F3 | Chuyển đến hộp tìm kiếm trong một số phiên bản |
| 23 | F9 | Gửi và nhận email |
| 24 | Ctrl + M | Gửi và nhận thư trong một số phiên bản Outlook |
| 25 | Tab | Di chuyển giữa các thành phần giao diện |
| 26 | Shift + Tab | Di chuyển ngược giữa các thành phần |
| 27 | Enter | Mở mục hoặc xác nhận lựa chọn |
| 28 | ↑ / ↓ | Di chuyển giữa các email |
| 29 | Ctrl + Home | Đi đến đầu danh sách |
| 30 | Ctrl + End | Đi đến cuối danh sách |
4. Phím tắt lịch và cuộc họp
| # | Phím tắt | Chức năng |
|---|---|---|
| 31 | Ctrl + 2 | Chuyển sang Calendar |
| 32 | Ctrl + Shift + A | Tạo cuộc hẹn mới |
| 33 | Ctrl + Shift + Q | Tạo cuộc họp mới |
| 34 | Ctrl + G | Đi đến ngày cụ thể |
| 35 | Alt + = | Chuyển sang chế độ lịch theo tuần trong một số phiên bản |
5. Phím tắt chuyển đổi các khu vực Outlook
| # | Phím tắt | Chức năng |
|---|---|---|
| 36 | Ctrl + 1 | Chuyển sang Mail |
| 37 | Ctrl + 2 | Chuyển sang Calendar |
| 38 | Ctrl + 3 | Chuyển sang Contacts hoặc People |
| 39 | Ctrl + 4 | Chuyển sang Tasks |
| 40 | Ctrl + 5 | Chuyển sang Notes trong các phiên bản hỗ trợ |
6. Thủ thuật quản lý email hiệu quả
41. Tạo thư mục để phân loại email
Tạo các thư mục riêng cho công việc, khách hàng, dự án hoặc phòng ban giúp hộp thư gọn gàng và dễ tìm kiếm hơn.
42. Sử dụng Rules để tự động phân loại email
Rules cho phép tự động thực hiện hành động với email dựa trên các điều kiện nhất định. Ví dụ, email từ một địa chỉ cụ thể có thể được tự động chuyển vào một thư mục riêng.
43. Sử dụng Categories để đánh dấu email
Categories cho phép gắn nhãn màu cho email, lịch hoặc nhiệm vụ. Bạn có thể tạo quy ước màu riêng cho từng loại công việc.
44. Gắn cờ email quan trọng
Sử dụng Flag để đánh dấu những email cần xử lý sau. Đây là cách đơn giản để tránh bỏ quên công việc.
45. Tìm kiếm email bằng từ khóa
Sử dụng hộp tìm kiếm của Outlook để tìm email theo người gửi, tiêu đề, nội dung, thời gian hoặc các tiêu chí khác.
46. Sử dụng Search Folder
Search Folder giúp tạo các thư mục ảo dựa trên điều kiện tìm kiếm, từ đó nhanh chóng xem các email đáp ứng một tiêu chí nhất định.
47. Tạo Quick Steps
Quick Steps cho phép kết hợp nhiều thao tác thường xuyên thành một lệnh duy nhất. Ví dụ, bạn có thể vừa đánh dấu email vừa chuyển nó vào một thư mục chỉ với một thao tác.
48. Tạo chữ ký email
Thiết lập Signature giúp tự động thêm tên, chức vụ, thông tin liên hệ hoặc nội dung giới thiệu vào cuối email.
49. Sử dụng mẫu email
Nếu thường xuyên gửi những email có nội dung tương tự, bạn có thể tạo mẫu để tiết kiệm thời gian thay vì viết lại từ đầu.
50. Sử dụng tính năng trì hoãn gửi email
Tính năng Delay Delivery hoặc các tùy chọn lên lịch gửi có thể giúp email được gửi vào thời điểm phù hợp thay vì gửi ngay lập tức.
7. Thủ thuật quản lý hộp thư đến
51. Dọn dẹp hộp thư thường xuyên
Xóa những email không cần thiết và lưu trữ các email cũ để giảm số lượng thư trong Inbox.
52. Sử dụng Archive thay vì xóa
Archive giúp đưa email ra khỏi Inbox nhưng vẫn giữ lại để có thể tìm kiếm khi cần.
53. Ưu tiên xử lý email quan trọng
Có thể sử dụng Flag, Categories hoặc thư mục riêng để đánh dấu những email cần xử lý trước.
54. Hạn chế tạo quá nhiều thư mục
Quá nhiều thư mục có thể khiến việc tìm email trở nên phức tạp. Nên xây dựng hệ thống thư mục đơn giản dựa trên nhu cầu thực tế.
55. Sử dụng Favorites
Đưa các thư mục thường xuyên sử dụng vào Favorites để truy cập nhanh hơn.
8. Thủ thuật soạn email chuyên nghiệp
56. Sử dụng tiêu đề email rõ ràng
Tiêu đề nên ngắn gọn nhưng thể hiện được nội dung chính của email để người nhận dễ dàng xác định mức độ liên quan.
57. Kiểm tra người nhận trước khi gửi
Trước khi nhấn Send, hãy kiểm tra các trường To, Cc và Bcc để đảm bảo email được gửi đúng người.
58. Sử dụng Bcc khi cần bảo vệ danh sách người nhận
Bcc giúp người nhận không nhìn thấy địa chỉ email của những người khác trong cùng danh sách gửi.
59. Đính kèm tệp trước khi viết email
Nếu email cần gửi file, bạn có thể đính kèm tệp trước khi viết nội dung để hạn chế trường hợp viết xong email nhưng quên file đính kèm.
60. Kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi
Hãy kiểm tra lại chính tả, người nhận, tiêu đề, nội dung và file đính kèm trước khi gửi những email quan trọng.
9. Thủ thuật quản lý lịch làm việc
61. Tạo lịch lặp lại
Với các cuộc họp định kỳ, sử dụng tùy chọn Recurrence để tạo lịch lặp lại thay vì tạo từng cuộc hẹn riêng.
62. Chia sẻ lịch
Outlook hỗ trợ chia sẻ lịch với những người khác tùy theo quyền truy cập được cấp trong hệ thống.
63. Kiểm tra lịch trước khi đặt cuộc họp
Kiểm tra lịch của những người tham gia trước khi gửi lời mời họp để tìm thời gian phù hợp.
64. Thêm nhắc nhở cho cuộc hẹn
Sử dụng Reminder để Outlook thông báo trước khi cuộc họp hoặc công việc bắt đầu.
65. Sử dụng màu cho lịch
Phân loại lịch bằng màu sắc giúp bạn dễ dàng nhận biết các loại cuộc họp, công việc hoặc lịch cá nhân.
10. Thủ thuật Outlook nâng cao
66. Tìm email theo người gửi
Khi cần tìm email của một người cụ thể, sử dụng tên hoặc địa chỉ email trong ô tìm kiếm để thu hẹp kết quả.
67. Tìm email theo tiêu đề
Tìm kiếm bằng từ khóa xuất hiện trong tiêu đề giúp nhanh chóng xác định các cuộc trao đổi liên quan đến một chủ đề.
68. Tìm email theo khoảng thời gian
Outlook cung cấp các tùy chọn tìm kiếm giúp lọc email theo thời gian, người gửi và nhiều tiêu chí khác.
69. Tạo nhóm liên hệ
Nếu thường xuyên gửi email cho cùng một nhóm người, có thể tạo nhóm liên hệ để không phải nhập từng địa chỉ mỗi lần gửi.
70. Tắt thông báo email không cần thiết
Nếu nhận quá nhiều thông báo, hãy điều chỉnh cài đặt thông báo để chỉ nhận những cảnh báo thực sự cần thiết.
71. Sử dụng Focused Inbox
Focused Inbox có thể giúp phân loại email thành các nhóm, ưu tiên những thư được đánh giá là quan trọng hơn trong hộp thư đến.
72. Sử dụng Conversation View
Conversation View gom các email thuộc cùng một cuộc trao đổi thành một chuỗi, giúp theo dõi nội dung dễ dàng hơn.
73. Đánh dấu email chưa đọc để xử lý sau
Nếu chưa có thời gian xử lý email, hãy đánh dấu thư là chưa đọc để dễ dàng nhận biết và quay lại sau.
74. Sử dụng Ignore Conversation
Với những chuỗi email không còn cần theo dõi, tính năng Ignore có thể giúp giảm những thông báo không cần thiết tùy theo phiên bản Outlook.
75. Tạo quy tắc tự động cho email quảng cáo
Có thể thiết lập Rules để tự động di chuyển những email có đặc điểm nhất định vào thư mục riêng.
76. Tạo quy tắc cho email từ sếp hoặc khách hàng
Email từ những người quan trọng có thể được tự động phân loại hoặc đánh dấu để dễ dàng nhận biết.
77. Sử dụng Quick Parts
Quick Parts giúp lưu các đoạn nội dung thường sử dụng trong email, chẳng hạn như lời chào, hướng dẫn hoặc câu trả lời mẫu.
78. Sử dụng Mentions
Tính năng @Mentions có thể giúp làm nổi bật người cần chú ý đến một phần nội dung trong các môi trường Outlook hỗ trợ tính năng này.
79. Sử dụng tính năng Undo Send nếu có
Một số phiên bản hoặc môi trường Outlook cung cấp tùy chọn trì hoãn hoặc hoàn tác việc gửi trong một khoảng thời gian nhất định.
80. Kiểm tra dung lượng hộp thư
Nếu hộp thư gần đạt giới hạn dung lượng, hãy dọn dẹp email cũ, tệp đính kèm lớn hoặc sử dụng các tùy chọn lưu trữ phù hợp.
11. Một số phím tắt Outlook nên nhớ
- Ctrl + N: Tạo nội dung mới trong ngữ cảnh phù hợp.
- Ctrl + R: Trả lời email.
- Ctrl + Shift + R: Trả lời tất cả.
- Ctrl + F: Chuyển tiếp email khi đang chọn thư.
- Ctrl + E: Tìm kiếm.
- Ctrl + 1: Chuyển sang Mail.
- Ctrl + 2: Chuyển sang Calendar.
- Ctrl + 3: Chuyển sang People hoặc Contacts.
- Ctrl + 4: Chuyển sang Tasks.
- Ctrl + Shift + A: Tạo cuộc hẹn.
- Ctrl + Shift + Q: Tạo cuộc họp.
- F9: Gửi và nhận email.
- Ctrl + Q: Đánh dấu email đã đọc.
- Ctrl + U: Đánh dấu email chưa đọc.
- Delete: Xóa email được chọn.
12. Mẹo sử dụng Outlook hiệu quả
- Kiểm tra email theo từng khoảng thời gian thay vì liên tục kiểm tra.
- Ưu tiên xử lý những email quan trọng trước.
- Sử dụng Rules để tự động phân loại thư.
- Sử dụng Categories để đánh dấu công việc.
- Dùng Flag cho email cần xử lý sau.
- Lưu các nội dung thường dùng thành mẫu.
- Giữ hộp thư gọn gàng bằng cách Archive email cũ.
- Kiểm tra lịch trước khi đặt cuộc họp.
- Sử dụng Reminder cho các cuộc hẹn quan trọng.
- Kiểm tra kỹ người nhận và file đính kèm trước khi gửi.
Kết luận
Microsoft Outlook cung cấp nhiều công cụ giúp quản lý email, lịch, liên hệ và công việc. Khi kết hợp các phím tắt Outlook với Rules, Categories, Quick Steps, Search, Calendar và các tính năng quản lý hộp thư, bạn có thể xây dựng một quy trình làm việc khoa học và tiết kiệm thời gian.
Người mới nên bắt đầu với những phím tắt cơ bản như Ctrl + R, Ctrl + Shift + R, Ctrl + F, Ctrl + E và F9. Sau đó có thể tìm hiểu thêm về Rules, Quick Steps, Search Folder, Categories và các công cụ quản lý lịch để tận dụng Outlook hiệu quả hơn.
Nhận xét
Đăng nhận xét