Microsoft Access là phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu thuộc bộ Microsoft 365 và Microsoft Office. Access cho phép người dùng tạo và quản lý Table, Query, Form, Report cùng nhiều đối tượng cơ sở dữ liệu khác.
Nếu thường xuyên làm việc với dữ liệu trong Access, việc nắm được các phím tắt và thủ thuật Microsoft Access sẽ giúp thao tác nhanh hơn, giảm thời gian nhập liệu và quản lý cơ sở dữ liệu hiệu quả hơn.
1. Phím tắt Microsoft Access cơ bản
1. Ctrl + N – Tạo cơ sở dữ liệu mới
Tạo một cơ sở dữ liệu mới hoặc đối tượng mới tùy theo ngữ cảnh đang sử dụng.
2. Ctrl + O – Mở cơ sở dữ liệu
Mở hộp thoại để chọn và mở một file cơ sở dữ liệu Access.
3. Ctrl + S – Lưu
Lưu những thay đổi trong đối tượng hoặc cơ sở dữ liệu đang làm việc.
4. Ctrl + Shift + S – Lưu đối tượng
Mở tùy chọn lưu đối tượng với tên hoặc vị trí khác trong những phiên bản hỗ trợ thao tác này.
5. Ctrl + P – In
Mở chức năng in đối tượng hoặc dữ liệu hiện tại.
6. Ctrl + Z – Hoàn tác
Hoàn tác thao tác vừa thực hiện.
7. Ctrl + Y – Làm lại
Thực hiện lại thao tác vừa hoàn tác trong những ngữ cảnh được hỗ trợ.
8. Ctrl + C – Sao chép
Sao chép dữ liệu hoặc đối tượng được chọn.
9. Ctrl + X – Cắt
Cắt dữ liệu hoặc đối tượng được chọn.
10. Ctrl + V – Dán
Dán dữ liệu hoặc đối tượng từ Clipboard.
2. Phím tắt nhập và xử lý dữ liệu
11. Tab – Sang trường tiếp theo
Di chuyển con trỏ sang trường tiếp theo trong Datasheet hoặc Form.
12. Shift + Tab – Về trường trước
Di chuyển ngược về trường dữ liệu trước đó.
13. Enter – Xác nhận dữ liệu
Xác nhận nội dung nhập hoặc di chuyển đến vị trí tiếp theo tùy ngữ cảnh.
14. Esc – Hủy thao tác
Hủy nội dung đang nhập hoặc đóng một thao tác đang thực hiện.
15. Delete – Xóa dữ liệu
Xóa dữ liệu hoặc bản ghi được chọn tùy theo vị trí con trỏ.
16. Shift + Space – Chọn bản ghi
Chọn bản ghi hiện tại trong Datasheet trong những ngữ cảnh hỗ trợ.
17. Ctrl + A – Chọn tất cả
Chọn toàn bộ dữ liệu hoặc nội dung trong vùng hiện tại.
18. Ctrl + F – Tìm kiếm dữ liệu
Mở hộp thoại Find để tìm dữ liệu trong bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu.
19. Ctrl + H – Tìm và thay thế
Mở chức năng Replace để tìm và thay thế dữ liệu.
20. Ctrl + G – Đi đến vị trí
Trong một số ngữ cảnh, sử dụng Go To để di chuyển nhanh đến vị trí hoặc bản ghi cần thiết.
3. Phím tắt làm việc với bản ghi
21. Ctrl + + – Thêm bản ghi mới
Tạo bản ghi mới trong Datasheet hoặc Form trong những phiên bản hỗ trợ.
22. Ctrl + - – Xóa bản ghi
Xóa bản ghi đang được chọn.
23. Ctrl + ; – Chèn ngày hiện tại
Chèn ngày hiện tại vào trường dữ liệu trong những ngữ cảnh hỗ trợ.
24. Ctrl + Shift + : – Chèn thời gian hiện tại
Chèn thời gian hiện tại vào trường dữ liệu phù hợp.
25. Ctrl + ' – Sao chép giá trị phía trên
Sao chép giá trị của trường ở bản ghi phía trên trong Datasheet khi được hỗ trợ.
26. Ctrl + Enter – Xuống dòng
Chèn dòng mới trong một số trường văn bản hỗ trợ nhiều dòng.
27. Page Up – Cuộn lên
Di chuyển lên một vùng dữ liệu.
28. Page Down – Cuộn xuống
Di chuyển xuống một vùng dữ liệu.
29. Home – Về đầu dòng
Di chuyển về đầu dòng dữ liệu hiện tại.
30. End – Đến cuối dòng
Di chuyển đến cuối dòng dữ liệu hiện tại.
4. Phím tắt thiết kế Table
31. F2 – Chỉnh sửa nội dung
Chuyển sang chế độ chỉnh sửa nội dung của trường hiện tại trong những ngữ cảnh hỗ trợ.
32. F4 – Mở Property Sheet
Mở hoặc chuyển đến Property Sheet trong những ngữ cảnh phù hợp.
33. F5 – Làm mới hoặc chạy
Chức năng của F5 thay đổi theo chế độ làm việc và đối tượng đang mở.
34. F6 – Chuyển vùng giao diện
Di chuyển giữa các khu vực khác nhau của cửa sổ Access.
35. F7 – Kiểm tra chính tả
Mở công cụ kiểm tra chính tả trong những khu vực hỗ trợ.
36. F11 – Hiện hoặc ẩn Navigation Pane
Bật hoặc tắt Navigation Pane trong Access desktop.
37. Ctrl + Shift + F – Mở danh sách trường
Hỗ trợ làm việc với Field List trong những chế độ thiết kế phù hợp.
38. Alt + Enter – Mở Property Sheet
Mở thuộc tính của đối tượng hoặc thành phần đang chọn trong những ngữ cảnh hỗ trợ.
39. Ctrl + W – Đóng đối tượng
Đóng đối tượng hiện tại.
40. Ctrl + F4 – Đóng cửa sổ
Đóng cửa sổ hoặc đối tượng đang hoạt động.
5. Thủ thuật tạo và quản lý Table
41. Đặt tên trường rõ ràng
Đặt tên Field ngắn gọn, dễ hiểu và nhất quán để thuận tiện khi xây dựng Query, Form và Report.
42. Chọn đúng Data Type
Chọn kiểu dữ liệu phù hợp như Short Text, Number, Date/Time, Currency hoặc Yes/No để hạn chế lỗi dữ liệu.
43. Sử dụng Primary Key
Mỗi bảng nên có một trường hoặc nhóm trường phù hợp để xác định duy nhất từng bản ghi.
44. Không lưu nhiều loại dữ liệu trong một trường
Tránh gộp nhiều thông tin khác nhau vào cùng một Field nếu dữ liệu cần được tìm kiếm hoặc phân tích riêng biệt.
45. Sử dụng AutoNumber khi phù hợp
AutoNumber có thể được dùng làm khóa định danh tự động trong những trường hợp phù hợp.
46. Thiết lập Field Size
Giới hạn kích thước trường phù hợp với nhu cầu để tránh dữ liệu không cần thiết.
47. Thiết lập Required
Đặt Required khi trường bắt buộc phải có dữ liệu.
48. Sử dụng Validation Rule
Validation Rule giúp kiểm soát dữ liệu nhập vào theo điều kiện mong muốn.
49. Sử dụng Input Mask
Input Mask giúp kiểm soát định dạng nhập cho số điện thoại, mã số hoặc các dữ liệu có cấu trúc cố định.
50. Tạo Relationship giữa các bảng
Thiết lập quan hệ giữa các bảng giúp dữ liệu được tổ chức khoa học và hỗ trợ xây dựng Query chính xác hơn.
6. Thủ thuật Query
51. Tạo Select Query
Select Query được sử dụng để lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng.
52. Lọc dữ liệu bằng Criteria
Criteria cho phép giới hạn dữ liệu trả về theo điều kiện cụ thể.
53. Sắp xếp dữ liệu
Có thể sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
54. Sử dụng Query nhiều bảng
Kết hợp các bảng thông qua Relationship để lấy dữ liệu liên quan.
55. Sử dụng Parameter Query
Parameter Query cho phép người dùng nhập điều kiện khi chạy truy vấn.
56. Tạo Crosstab Query
Crosstab Query phù hợp để tổng hợp dữ liệu theo hàng và cột.
57. Sử dụng Totals
Totals có thể dùng để tính Sum, Average, Count, Min hoặc Max.
58. Tạo Append Query
Append Query dùng để thêm các bản ghi từ một nguồn dữ liệu vào bảng khác.
59. Tạo Update Query
Update Query cho phép cập nhật nhiều bản ghi dựa trên điều kiện.
60. Cẩn thận với Delete Query
Delete Query có thể xóa nhiều bản ghi cùng lúc. Hãy kiểm tra điều kiện trước khi thực thi.
7. Thủ thuật Form
61. Tạo Form nhập liệu
Form giúp người dùng nhập và xem dữ liệu dễ dàng hơn so với thao tác trực tiếp trên Table.
62. Sử dụng Form Wizard
Form Wizard giúp tạo Form nhanh dựa trên bảng hoặc Query có sẵn.
63. Thiết kế Form dễ sử dụng
Sắp xếp các trường theo thứ tự nhập liệu hợp lý để giảm thao tác cho người dùng.
64. Thêm Combo Box
Combo Box giúp người dùng chọn giá trị từ danh sách thay vì nhập thủ công.
65. Thêm Check Box
Check Box phù hợp với các trường có giá trị Yes/No hoặc True/False.
66. Thêm Button
Command Button có thể được sử dụng để mở Form, chạy Report hoặc thực hiện các thao tác khác.
67. Thiết lập Form làm màn hình chính
Có thể thiết lập một Form điều hướng làm giao diện chính của cơ sở dữ liệu.
68. Sử dụng Subform
Subform phù hợp để hiển thị dữ liệu liên quan giữa bảng chính và bảng phụ.
69. Thiết lập Tab Order
Điều chỉnh thứ tự Tab giúp người dùng di chuyển giữa các trường theo đúng trình tự.
70. Kiểm tra Form trước khi sử dụng
Luôn kiểm tra Form ở chế độ Form View để phát hiện lỗi bố cục hoặc nhập liệu.
8. Thủ thuật Report
71. Tạo Report từ Query
Query có thể được dùng làm nguồn dữ liệu cho Report.
72. Sử dụng Report Wizard
Report Wizard giúp tạo báo cáo nhanh từ bảng hoặc Query.
73. Nhóm dữ liệu
Grouping giúp chia dữ liệu thành từng nhóm để báo cáo dễ đọc hơn.
74. Tính tổng trong Report
Có thể sử dụng các hàm tổng hợp để tính tổng, trung bình hoặc số lượng.
75. Thêm tiêu đề Report
Tiêu đề giúp người đọc xác định nội dung của báo cáo.
76. Thêm ngày giờ in báo cáo
Thêm ngày hoặc thời gian giúp xác định thời điểm báo cáo được tạo.
77. Đánh số trang
Report nhiều trang nên có số trang để thuận tiện khi theo dõi.
78. Thiết lập Header và Footer
Header và Footer có thể chứa tên báo cáo, logo, ngày tháng hoặc số trang.
79. Xem trước khi in
Sử dụng Print Preview để kiểm tra bố cục trước khi in hoặc xuất file.
80. Xuất Report sang PDF
Có thể xuất báo cáo sang PDF để chia sẻ hoặc lưu trữ mà không cần gửi toàn bộ file cơ sở dữ liệu.
9. Thủ thuật quản lý Database
81. Tạo Relationships
Thiết lập quan hệ giữa các bảng để duy trì cấu trúc dữ liệu nhất quán.
82. Sử dụng Referential Integrity
Referential Integrity giúp kiểm soát tính toàn vẹn của dữ liệu giữa các bảng có quan hệ.
83. Sao lưu Database
Tạo bản sao lưu thường xuyên trước khi thực hiện thay đổi lớn.
84. Compact and Repair Database
Compact and Repair có thể giúp sửa một số vấn đề và tối ưu kích thước file Access trong những trường hợp phù hợp.
85. Chia Database thành Front-End và Back-End
Với cơ sở dữ liệu nhiều người dùng, có thể tách giao diện và đối tượng xử lý khỏi dữ liệu thành Front-End và Back-End.
86. Đặt tên đối tượng nhất quán
Sử dụng quy tắc đặt tên cho Table, Query, Form và Report để dễ quản lý.
87. Hạn chế lưu dữ liệu trùng lặp
Thiết kế bảng hợp lý giúp giảm dữ liệu dư thừa và hạn chế lỗi khi cập nhật.
88. Tạo Index cho trường phù hợp
Index có thể cải thiện tốc độ tìm kiếm và truy vấn trong những trường hợp phù hợp.
89. Kiểm tra dữ liệu định kỳ
Thường xuyên kiểm tra dữ liệu để phát hiện bản ghi trùng, thiếu hoặc sai.
90. Kiểm soát quyền truy cập
Với cơ sở dữ liệu dùng chung, cần quản lý quyền truy cập và cách chia sẻ file phù hợp với môi trường sử dụng.
10. Mẹo sử dụng Microsoft Access hiệu quả
91. Thiết kế Database trước khi nhập dữ liệu
Xác định bảng, trường, khóa và quan hệ trước khi nhập số lượng dữ liệu lớn.
92. Không dùng Table thay cho Form
Với người dùng cuối, Form thường phù hợp hơn để nhập và chỉnh sửa dữ liệu.
93. Dùng Query để xử lý dữ liệu
Query giúp lọc, tính toán, tổng hợp và kết hợp dữ liệu hiệu quả.
94. Tạo Query riêng cho Report
Một Query được thiết kế riêng cho Report giúp kiểm soát dữ liệu hiển thị và giảm thao tác thủ công.
95. Kiểm tra dữ liệu trước khi chạy Action Query
Với Update, Append hoặc Delete Query, nên chạy thử bằng Select Query để kiểm tra dữ liệu trước khi thay đổi.
96. Đặt Validation Rule cho dữ liệu quan trọng
Validation Rule giúp hạn chế việc nhập dữ liệu không hợp lệ ngay từ đầu.
97. Sao lưu trước khi thay đổi cấu trúc
Luôn tạo bản sao trước khi thay đổi Table, Relationship, Query hoặc thực hiện các thao tác ảnh hưởng nhiều dữ liệu.
98. Sử dụng Navigation Pane hợp lý
Sắp xếp và nhóm các đối tượng để dễ dàng tìm Table, Query, Form và Report.
99. Tối ưu các Query phức tạp
Kiểm tra các trường được sử dụng, điều kiện lọc và Relationship khi Query chạy chậm hoặc trả về quá nhiều dữ liệu.
100. Luôn kiểm tra Database sau khi chỉnh sửa
Sau khi thay đổi cấu trúc hoặc dữ liệu, hãy kiểm tra Table, Query, Form và Report liên quan để đảm bảo hệ thống vẫn hoạt động đúng.
Những phím tắt Microsoft Access nên nhớ
| Phím tắt | Chức năng |
|---|---|
| Ctrl + N | Tạo mới |
| Ctrl + O | Mở Database |
| Ctrl + S | Lưu |
| Ctrl + P | In |
| Ctrl + Z | Hoàn tác |
| Ctrl + Y | Làm lại |
| Ctrl + C | Sao chép |
| Ctrl + X | Cắt |
| Ctrl + V | Dán |
| Ctrl + F | Tìm kiếm |
| Ctrl + H | Tìm và thay thế |
| F4 | Property Sheet |
| F7 | Kiểm tra chính tả |
| F11 | Hiện/ẩn Navigation Pane |
| Ctrl + W | Đóng đối tượng |
Lưu ý về phím tắt Microsoft Access
Phím tắt có thể khác nhau tùy phiên bản Microsoft Access, phiên bản Microsoft 365 và chế độ làm việc hiện tại. Một số tổ hợp phím chỉ hoạt động trong Datasheet, Form, Report hoặc Design View.
Do đó, khi áp dụng phím tắt, hãy kiểm tra phiên bản Access đang sử dụng và ngữ cảnh hiện tại để đảm bảo thao tác hoạt động đúng.
Câu hỏi thường gặp về Microsoft Access
Microsoft Access dùng để làm gì?
Microsoft Access được sử dụng để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, bao gồm Table, Query, Form, Report và các đối tượng liên quan.
Microsoft Access có thể tạo biểu mẫu không?
Có. Access cung cấp Form để tạo giao diện nhập liệu và xem dữ liệu thuận tiện hơn.
Query trong Microsoft Access dùng để làm gì?
Query có thể được sử dụng để tìm kiếm, lọc, sắp xếp, tính toán, tổng hợp và thay đổi dữ liệu tùy theo loại Query.
Microsoft Access có thể tạo báo cáo không?
Có. Report cho phép trình bày dữ liệu theo bố cục phù hợp để xem, in hoặc xuất sang các định dạng được hỗ trợ.
Có nên sao lưu Database Access không?
Có. Nên sao lưu trước những thay đổi lớn đối với cấu trúc hoặc dữ liệu, đặc biệt với cơ sở dữ liệu đang được sử dụng cho công việc.
Kết luận
Trên đây là 100 phím tắt và thủ thuật Microsoft Access giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với cơ sở dữ liệu, từ nhập liệu, quản lý Table đến xây dựng Query, Form và Report.
Nếu mới làm quen với Access, bạn nên bắt đầu từ các khái niệm quan trọng như Table, Primary Key, Relationship, Query, Form và Report. Sau đó, hãy tìm hiểu thêm về Validation Rule, Index, Action Query và Compact and Repair để quản lý cơ sở dữ liệu tốt hơn.
Nhận xét
Đăng nhận xét